La liste de discussion

Communiquer et échanger de manière holoptique est essentielle dans un réseau.
La liste de discussion permet cette communication.
Définition : Une liste de discussion est une utilisation spécifique du courrier électronique qui permet le publipostage d'informations aux utilisateurs qui y sont inscrits.
Ne pas confondre liste de discussion et liste de diffusion
Dans la liste de diffusion, le responsable communique vers les membres. C’est une communication à sens unique et sans possibilités d’échanges entre les membres. On parlera plus classiquement de newsletter.

Principes de fonctionnement

Une liste de discussion permet l’échange entre les membres de la liste sans avoir à gérer, ni même connaître l’ensemble des adresses mails des membres du réseau.
A la création de la liste de discussion, une adresse mail générale est créé pour le réseau (par exemple : liste@cooptic.be).
En écrivant un mail à cette adresse liste@cooptic.be, le message sera délivré à l’ensemble des membres inscrits à cette liste de discussion. Chaque membre pouvant alors réagir au message en répondant lui aussi à l’ensemble des membres via cette adresse liste@cooptic.be

Dans un projet collectif, on fait quoi avec une liste de discussion ?

Les échanges réalisés sur la liste
  • permettent à un ensemble de personnes de s’approprier des informations ;
  • facilitent également l’entraide et la montée en compétence collective ;
  • servent de support pour développer des projets collectifs ;
  • Enfin, pour certains groupes permettent d’organiser des débats avec toute la communauté pour développer de l’intelligence collective ;

Les avantages

La liste de discussion présente quelques avantages au regard du groupe que l’on peut créer dans sa boîte mail.
  • Chaque membre gère lui même son abonnement / désabonnement à la liste de discussion. Ceci permet :
    • de ne pas avoir à communiquer son adresse mail perso à l’ensemble des membres du réseau
    • de ne pas dépendre des autres pour qu’ils acceptent (ou pas) de vous enlever (ajouter) de leur groupe
  • chaque membre utilise son propre logiciel de messagerie pour communiquer avec la liste de discussion, pas besoin de se rendre sur un site ou un service externe, tout se passe via votre propre messagerie (selon vos habitudes de travail)
  • Une fois inscrit, l’envoi du message à l’ensemble des membres ne demandent aucune autre action que l’envoi du message à la liste de discussion.
chaque membre peut appliquer via sa propre messagerie un classement des mails reçus par la liste de discussion (par exemple: un classement automatique dans un dossier pour lecture différée)
  • chaque membre peut via sa propre messagerie lire les messages de la liste de discussion en mode déconnecté une fois les messages téléchargés
  • chaque membre peut paramétrer la liste de discussion afin de recevoir les nouveaux messages compilés en un seul mail à des fréquentes choisies (chaque jour, chaque semaine, chaque mois)
  • Enfin, contrairement au forum qui demande à être visité régulièrement pour savoir s’il y a eu du changement, avec la liste de discussion c’est le nouveau message qui vient à vous.

Limites d’une liste de discussion

Lorsque le message est envoyé, il est envoyé vers tous les membres. Plus moyen de l’effacer ou de le récupérer !
Sans une certaine gymnastique, on peut vite se retrouver débordé par les nombreux mails échangés sur la liste de discussion (surtout si le réseau est grand et animé). Ceci peut toutefois être levé facilement si des règles de fonctionnement sont discutées dans le réseau (et encore mieux si vous ajoutez du classement automatisé dans votre messagerie)
Légitimement se posera la question de pourquoi une liste de discussion plutôt qu’un autre outil ? Facebook, twitter, whatsapp… permettent aussi facilement les échanges entre les gens…
La liste de discussion est la moins mauvaise des solutions ;-)
Elle offre :
  • la possibilité d’échanger tous ensemble et pas juste deux à deux
  • la possibilité d’échanger de manière asynchrone
  • la possibilité d’être tous avertis lors d’un nouveau message (push)

Si nous analysons le cas des forums
ce sont des outils pull c’est à dire qu’ils n’avertissent pas lorsqu’il y a un nouveau message posté sur le forum… ce qui limite fortement la participation. Si on décide d’activer la notification mail alors ils ressemblent furieusement à une liste de discussion (en moins bien)
De plus, l’animation d’un forum réclame en général 300 participants sans quoi le forum est rapidement “sans vie”

Si nous analysons facebook ou twitter
ici aussi il s’agit d’outils pull (ou en partie). Si la notification est activée, une fois encore on se rapproche de la liste de discussion sans la possibilité de répondre facilement.
De plus, un certain nombre de personnes (grandissant) ne souhaite pas aller sur facebook et twitter. Il est difficile de leur imposer ou de les pénaliser.
La crainte principale est de se voir submerger par les mails. Il s’agit d’un problème sérieux mais pour lequel nous sommes moins démunis.
Le nombre de mails “acceptable” varie :
  • un par semaine maximum pour certains publics très réticents
  • un par jour en moyenne pour la plupart des personnes
  • plein de mails sont parfois acceptables pour certains groupes très militants
Dans un réseau actif et comptant beaucoup de membres, le nombre de mails échangés chaque jour sur la liste de discussion peut en rebuter plus d’un et provoquer un désabonnement massif !
Quelques trucs et astuces à discuter ensemble au lancement de la liste de discussion permettent de limiter ces désagréments :
  • Le plus important est de ne pas polluer la liste de discussion avec des échanges hors propos par rapport au réseau.
  • Aussi important est de ne pas maintenir des échanges entre quelques membres sur la liste de discussion. Si après un appel général sur le liste de discussion, quelques membres sont intéressés de poursuivre l’échange, il est plus judicieux de sortir ces échanges de la liste de discussion et de les poursuivre via les mails perso. TOUTEFOIS, il est vital pour le réseau que les échanges ayant eu lieu en dehors de la liste de discussion fassent l’objet d’une restitution synthétique sur la liste de discussion cette fois.
  • Il est bon de garder une trace synthétique des échanges ayant eu lieu sur la liste de discussion et ce, sur un espace extérieure (comme par exemple le site internet du réseau) afin de permettre à ceux qui rejoignent la liste de discussion en cours de route de pouvoir s’insérer plus facilement dans le réseau en lisant son “histoire” et ses règles de fonctionnement (celles-ci peuvent d’ailleurs faire l’objet d’un premier échange sur la liste de discussion).
  • Un travail de sensibilisation à la rédaction de mails “non nocifs” pour la liste et la planète peut (doit) être envisagé.
    • Choix de l’objet du mail (info, décision…)
    • Gestion des pièces jointes (si possible pas de pièce jointe)
    • Contenu du mail bref et concis, un seul sujet par mail. Pas de mail type : “merci”
    • Lien clicable directement dans le mail pour faciliter le passage à l’acte
    • @mention directe des gens plus particulièrement concernées
    • Renvoi systématique des propositions de discussions plus ciblées vers espace de co-écriture
Il existe pas mal d’outils pour créer des liste de discussion.
La plupart des hébergements web en propose.
  • Mailman : logiciel libre installé sur de nombreux serveurs web
  • Ezmlm : logiciel libre installé sur de nombreux serveurs web
Si vous n’avez pas d’hébergement web, vous pouvez vous tourner vers

Créer et paramétrer une liste de discussion chez framaliste

Création de la liste

  • se créer un compte sur http://www.framalistes.org
  • cliquer sur le bouton + créer une liste
  • Nommer sa liste
  • Type de liste :
    • choisir paramétrage pour un groupe de travail

Une fois la liste créée, paramétrage de celle-ci pour un usage “projet collectif”

Cliquer sur le lien administrateurs à gauche de l’écran

Dans l’onglet Configurer la liste

Sous menu Définition de la liste
  • Faire passer Visibilité de la liste de sauf aux abonnés (conceal) => à liste visible (noconceal)
  • Ceci afin de permettre à tous de pouvoir la voir et s’y abonner.

Sous menu Diffusion et réception
  • Qui peut diffuser les messages ?
    • Laisser privée, modérer pour les non abonnés afin de garantir un certain entre soi plus confortable pour l’échange
  • Profil d'abonnement
    • mode de réception : normal (réception directe des messages) / afin que par défaut chaque abonné reçoive tous les messages directement
  • Adresse de réponse :
    • valeur = liste afin que tous les messages soient distribués à tous par défaut (pour garantir l’horizontalité des échanges)
  • Marquage du sujet des messages :
    • ce nom sera placé entre {} dans l’objet du mail pour en faciliter le tri automatique

Sous menu Droits d’accès
  • Qui a accès aux infos de la liste
    • mettre “Tous” pour faciliter l’adhésion de nouveaux membres
  • Qui peut s’abonner ?
    • mettre ouvert à tous + notification du propriétaire afin de faciliter l’adhésion de nouveaux membres

Sous menu Description / page d’accueil de la liste
  • Edition du fichier page d’accueil de la liste => Ici vous pouvez proposer un texte qui sera visible sur la page de présentation de votre liste de discussion. Plus le message sera explicite et sympa, plus il pourrait vous amener des membres ;-)
  • Edition de la description de la liste : Ce texte est inclus dans le message de bienvenue. Rendez-le plus explicite possible. Prévoyez aussi la “charte” d’utilisation de votre liste. Indiquez y en grand l’adresse mail de votre liste de discussion et incitez les gens à l’inscrire dans leur contact afin d’éviter qu’elle ne soit considérée comme du spam…

Sous menu Messages types
  • Message de bienvenue : Ce message est envoyé aux nouveaux abonnés. Placez-y votre charte d’utilisation. Indiquez y en grand l’adresse mail de votre liste de discussion et incitez les gens à l’inscrire dans leur contact afin d’éviter qu’elle ne soit considérée comme du spam…
  • Attachement de début de message : Si non vide, ce fichier est attaché au début de chaque message diffusé dans la liste. Si vous le souhaitez vous pouvez ajouter un petit message (court alors). Inutile de mettre le lien de désabonnement, il est inclus d’office en bas de chaque mail. ATTENTION, cette fonctionnalité provoque des soucis pour les utilisateurs d'outlook qui recoivent alors le message en pièce jointe (pas top du tout)

Onglet Gérer les abonnés

  • abonnez vous avec le mail souhaité !
  • ne cochez pas “silencieusement” pour voir le message reçu et vérifier le paramétrage des message de bienvenue

En bas de page, vous pouvez gérer chaque membre en cliquant sur son nom pour par exemple modifier la façon dont il reçoit les messages

Mettre en place une modération de la liste

Dans l’onglet Configurer la liste / sous menu Diffusion et réception
Qui peut diffuser les messages ?
  • Faire passer à “modérée”

Ensuite dans l’onglet Configurer la liste / sous menu Définition de la liste
  • Modérateurs : indiquer les infos requises
    • Les modérateurs sont responsables de la modération des messages. Si la liste est modérée, les messages postés sur la liste seront d'abord adressés aux modérateurs qui pourront autoriser ou non la diffusion. Cette interface vous permet de désigner plusieurs modérateurs, en écrivant leur adresse dans un des champs. Si vous n’indiquez pas de modérateur, vous le deviendrez d’office en tant que propriétaire de la liste.
    • Remarque : Si la liste est modérée, n'importe quel modérateur peut valider ou rejeter un message sans l'approbation des autres modérateurs. Les messages qui ne sont ni diffusés, ni rejetés restent dans la file d'attente jusqu'à leur expiration.

Inviter les personnes à s’abonner (ou se désabonner)

Via l’interface web

En cliquant sur le lien accueil de la liste à gauche de l’écran, vous arrivez sur l’interface de présentation de celle-ci avec notamment un lien s’abonner à gauche.
Il peut être intéressant d'encapsuler cette  page d'abonnement sur votre espace web (wiki ou autres)

Via un mail de demande

N’importe qui peut demander à s’abonner en envoyant un mail à
  • Envoyez un message à sympa@framalistes.org avec en objet du message : subscribe nomdelaliste Prénom Nom (remplacez 'nomdelaliste' par le nom de la liste à laquelle vous souhaitez vous abonner et indiquez vos propres prénom et nom).
  • Laissez le corps du message vide.

N’importe qui peut demander à se désabonner en envoyant un mail à
  • Envoyez un message à sympa@framalistes.org avec en objet du message : unsubscribe nomdelaliste (remplacez 'nomdelaliste' par le nom de la liste à laquelle vous souhaitez vous désabonner).
  • Laissez le corps du message vide.



Cette petite vidéo vous explique en 5 min les règles de base pour lancer une liste de discussion et inviter vos premiers membres.